MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 1 de 14
Página 1
Tabla de contenido
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ....................................................................................... 2
2. NORMATIVIDAD LEGAL ........................................................................................................ 2
3. DEFINICIONES ...................................................................................................................... 2
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES .................................. 3
5. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y
TRATAMIENTO DE LOS MISMOS ................................................................................................. 4
5.1. Base de datos EQUIPO + FULL®................................................................................ 4
5.2. Base de datos de empleados .......................................................................................... 5
5.3. Base de datos de contratistas y proveedores ................................................................. 5
5.4. Base de datos de clientes .............................................................................................. 6
5.5. Base de datos biométricos ............................................................................................. 6
5.6. Base de datos de Junta directiva ................................................................................... 6
5.7. Base de datos videograbaciones.................................................................................... 6
5.8. Base de datos Clientes Goodyear Drive ....................................................................... 7
5.9. Finalidades generales .................................................................................................... 7
6. DATOS DE NAVEGACIÓN ...................................................................................................... 8
7. COOKIES O WEB BUGS .......................................................................................................... 8
8. DERECHOS DE LOS TITULARES ............................................................................................. 8
9. DEBERES DE COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A ................................................................. 9
10. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES ......................... 10
11. DATOS SENSIBLES Y DE MENORES ..................................................................................... 10
12. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES ................................................................................................................................. 11
13. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013 ............. 12
14. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................................. 13
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD ................................................................................................... 13
16. VIGENCIA ............................................................................................................................ 13
17. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................................... 14
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 2 de 14
Página 2
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social:
Nit:
Domicilio:
Teléfono:
Correo electrónico:
Página web:
2. NORMATIVIDAD LEGAL
Combustibles de Colombia S.A adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de
Protección de datos personales dando cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 del 2013 y sus normas reglamentarias y
complementarias. Esta política será aplicada a la recolección, almacenamiento, uso, circulación,
supresión de información y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos
personales.
3. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución del presente documento y de conformidad con la normatividad legal,
serán aplicadas las siguientes definiciones: a) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita
generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante
la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende
dar a los datos personales; b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular
de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales; c) Base de datos:
Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento; d) Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales
determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información
relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada); e) Dato público: Es el
dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o
de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los
datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza; f) Dato personal
público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general;
g) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular;
h) Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 3 de 14
Página 3
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos; i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento; j) Oficial de protección de datos: Es la persona o área dentro de
Combustibles de Colombia S.A, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la
Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de Auditoria Interna
y/o Gerencia órgano que designará el Oficial de Protección de Datos; k) Responsable del
Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; l) Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento; m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión; n) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los
datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país; o) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable; p) Cookies: Una cookie es
un pequeño archivo de texto que se introduce en el ordenador la primera vez que se visita una página
web, en cada ordenador hay una carpeta destinada a guardar todas las cookies que se van
introduciendo.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A se regirán bajo los
siguientes principios de manera armónica e integral: a) Principio de finalidad: El tratamiento debe
obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular; b) Principio de libertad: El
Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los
datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
titular a obtener por parte de COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y
circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones del presente manual, de la ley y la Constitución. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
personas previstas en la ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán
estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o
terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A, se deberá operar con las medidas técnicas, humanas y
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 4 de 14
Página 4
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas
las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de
públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento; h) principio de legalidad: el
tratamiento de datos personales que ejerce COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A esta reglada y se rige
por la ley estatutaria 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las
complementen, modifiquen o deroguen.
5. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y
TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A podrá tratar los datos personales en cada una de las áreas internas
de la empresa para recolectar, actualizar, procesar, almacenar, usar, circular y suprimir la información
conforme a la política y así mismo poder cumplir con las finalidades que se describen a continuación:
BASES DE DATOS
Equipo + Full®
Empleados
Contratistas y proveedores
Clientes
Biométricos
Junta directiva
Videograbaciones
Clientes Goodyear Drive
5.1. Base de datos EQUIPO + FULL®
Son las bases de datos manuales y posteriormente digitalizados, que contienen datos de las
personas naturales que se vinculan a través del programa de fidelización llamado EQUIPO +
FULL ® y cuyas las finalidades son: a) Ejecutar la relación contractual existente con el cliente y/o
gestiones de contacto (llamadas de actualización, pagos no realizados, pagos erróneos); b)
Proveer los servicios y/o los productos requeridos; c) Informar sobre nuevos productos o
servicios y/o sobre cambios de los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar
estudios internos sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de
producto, concepto, satisfacción y otras relacionadas con los productos y servicios prestados
por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o
dispositivo móvil, vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio
análogo y/o digital información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o
servicios prestados por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; g) soportar procesos de auditoria
interna o externa; h) Consultar y/o solicitar autorizaciones para reclamar (redimir) premios del
programa de fidelización; i) Notificar el estado de cuenta de los puntos + Full acumulados y
fechas de vencimiento; j) Dar respuesta o ampliar información sobre un PQR presentado en
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 5 de 14
Página 5
cualquiera de las estaciones de servicio de COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; k) Fines de
actualización de información (cruce de información). Bajo ninguna circunstancia Combuscol S.A
venderá o compartirá la información suministrada por sus clientes para fines comerciales de
terceros.
5.2. Base de datos de empleados
Son las bases de datos manuales y posteriormente digitalizados, que contienen datos de las
personas naturales que se vinculan laboralmente con Combustibles de Colombia S.A y cuyas
finalidades son: a) Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral; b)
soportar procesos de auditoria interna o externa; c) Gestionar la participación de empleados en
programas corporativos o sociales; d) Envío de desprendibles de nómina y demás reportes de
prestaciones sociales de forma física y/o electrónica; e) Administrar los datos del colaborador y
su familia, para temas relacionados con remuneraciones, contribuciones, obligaciones,
prestaciones, impuestos y demás información necesaria (servicio médico, formación, entre
otros), por parte del área de Gestión Humana; f) Gestionar los contactos (llamadas telefónicas)
necesarias para tramites laborales ya sea en horarios laborales y extra laborales; g) Desarrollar
y gestionar estudios de seguridad antes y durante la vinculación laboral del empleado; h)
Desarrollar y gestionar procesos y/o campañas de seguridad y salud en el trabajo (SST); i)
Administrar comunicaciones de tipo interno; j) Gestionar la correcta integración de los datos y
los expedientes del personal y la generación de documentos y datos solicitados por el
colaborador; k) Controlar mediante datos biométricos y videograbaciones la asistencia, acceso
físico y lógico a instalaciones y activos de la empresa; l) Gestión de los datos personales sobre
desempeño, valoración y capacitación sobre habilidades, competencias y seguridad de sus
colaboradores; m) Administrar y gestionar los números de cuentas bancarias para temas de
nómina; n) Administrar los datos personales para la correcta asignación y uso de activos y
herramientas de trabajo; o) Utilizar información sensible de los empleados para fines
publicitarios, informativos, formativos y administrativos; en este caso, dado que el titular no
está obligado a autorizar su tratamiento, se requerirá el consentimiento expreso e informado
del titular sobre el dato sensible.
5.3. Base de datos de contratistas y proveedores
Son las bases de datos manuales y posteriormente digitalizadas que contienen datos de las
personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial con Combustibles de
Colombia S.A y cuyas finalidades son: a) Ejecutar las actividades propias de la empresa para
cumplir su objeto social; b) Consultar información en las listas de control como en las centrales
de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de
preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y la empresa; c) Soportar
procesos de auditoria interna o externa; d) Registrar la información de proveedores (activos e
inactivos) en las bases de datos de la empresa, para el envío y verificación de información
contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar; e) Para el manejo interno de los
datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de la empresa, lo cual incluye la
Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, y las Gerencias; f)
Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros proveedores relacionados directa o
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 6 de 14
Página 6
indirectamente con el objeto social de Combuscol S.A; g) Informar sobre cambios de productos
y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de Combuscol S.A; h) Administrar
la compra de productos y servicios; i) Desarrollar procesos de selección, evaluación y
adjudicación de contratos para contratistas y/o proveedores; j) Realizar pagos a contratistas
y/o proveedores; k) Controlar el acceso físico y lógico a instalaciones y activos de la empresa; l)
Negociar con los Proveedores el ingreso de productos nuevos para la venta y coordinar el
intercambio de documentación solicitada por ambas partes.
5.4. Base de datos de clientes
Son las bases de datos manuales y posteriormente digitalizadas que contienen datos de las
personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial con Combustibles de
Colombia S.A y cuyas finalidades son: a) Ejecutar la relación contractual existente con el cliente
y/o gestiones de contacto (llamadas de actualización, pagos no realizados, pagos erróneos); b)
Proveer los servicios y/o los productos requeridos; c) Informar sobre nuevos productos o
servicios y/o sobre cambios de los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar
estudios internos sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de
producto, concepto, satisfacción y otras relacionadas con los productos y servicios prestados
por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o
dispositivo móvil, vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio
análogo y/o digital información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o
servicios prestados por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; g) soportar procesos de auditoria
interna o externa; h) Notificar gestiones de cobranza y conciliación de cartera; i) Fines de
actualización de información (cruce de información). Bajo ninguna circunstancia Combuscol S.A
venderá o compartirá la información suministrada por sus clientes para fines comerciales de
terceros.
5.5. Base de datos biométricos
Son las bases de datos digitalizadas que contienen datos de las personas naturales que se
vinculan laboralmente con Combustibles de Colombia S.A y cuyas finalidades exclusivamente
son: a) Controlar el acceso físico a las instalaciones de la empresa, mediante la huella dactilar;
b) acceso a equipos tecnológicos (portátiles) asignados a funcionarios de la empresa, mediante
su huella dactilar; c) Acceso a áreas críticas (Datacenter, Tesorería y Custodia de títulos
valores), mediante su huella dactilar.
5.6. Base de datos de Junta directiva
Son las bases de datos manuales y posteriormente digitalizadas que contienen datos de las
personas naturales que conforman la junta directiva de Combustibles de Colombia S.A y cuyas
finalidades son: a) elaboración de los certificados de composición accionaria; b) registro de
actas; c) causación y pago de utilidades.
5.7. Base de datos videograbaciones
Son las bases de datos de imágenes capturadas mediante videograbaciones de las personas
que visitan o laboran en las instalaciones de Combustibles de Colombia S.A y cuyas finalidades
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 7 de 14
Página 7
son: a) Las videograbaciones que se realizan dentro y fuera de las instalaciones de
Combustibles de Colombia S.A, pueden ser utilizados para fines de seguridad de las personas e
instalaciones. b) las videograbaciones podrán ser entregadas a entidades judiciales, siempre y
cuando sea requerido o permitido por la ley para cualquier tipo de proceso.
PARÁGRAFO PRIMERO: las videograbaciones, estarán almacenadas por 18 días. Finalizado este
tiempo, se eliminarán automáticamente, iniciando desde la más antigua.
5.8. Base de datos Clientes Goodyear Drive
Son las bases de datos manuales y posteriormente digitalizados, que contienen datos de las
personas naturales que se vinculan a través del programa de inscripción de clientes Goodyear
Drive y cuyas finalidades son: a) Ejecutar la relación contractual existente con el cliente y/o
gestiones de contacto (llamadas de actualización, pagos no realizados, pagos erróneos); b)
Proveer los servicios y/o los productos requeridos; c) Informar sobre nuevos productos o
servicios y/o sobre cambios de los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar
estudios internos sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de
producto, concepto, satisfacción y otras relacionadas con los productos y servicios prestados
por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o
dispositivo móvil, vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio
análogo y/o digital información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o
servicios prestados por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; g) soportar procesos de auditoria
interna o externa; h) Dar respuesta o ampliar información sobre un PQR presentado en
cualquiera de las estaciones de servicio de COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; k) Fines de
actualización de información (cruce de información). Bajo ninguna circunstancia Combuscol S.A
venderá o compartirá la información suministrada por sus clientes para fines comerciales de
terceros.
5.9. Finalidades generales
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A, no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la
información personal, salvo que: a) exista autorización para hacerlo; b) sea necesario para
permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; c) la información
tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de
restructuración de la empresa; d) Que sea requerido o permitido por la ley.
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de
determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el
procesamiento de información personal, debe cumplir con el principio de confidencialidad,
por tal motivo, COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A advierte a dichos terceros sobre la
necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se
prohíbe el uso y divulgación de la información para fines propios.
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 8 de 14
Página 8
6. DATOS DE NAVEGACIÓN
El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen
algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso de los protocolos de
comunicación de Internet. Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la
identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para
ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo
utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros
parámetros relativos al sistema operativo del usuario. Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva
de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto
funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.
7. COOKIES O WEB BUGS
Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su
utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no
memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el
navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la
finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de
cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el
código Java Script del navegador en la configuración de seguridad
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales que por
sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente los siguientes derechos,
respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento: a) Derecho al acceso: en virtud del
cual podrá acceder de manera gratuita a los datos personales que estén bajo el control de
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A; b) Derecho de conocer, actualizar y rectificar: se podrá ejercer
este derecho cuando los datos están parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o cuando el
tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular; c) Derecho a
solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales según las normas legales
vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado
respecto del uso del dato personal: recibir información por parte de Combustibles de Colombia S.A,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; e) Derecho a presentar
quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la
normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales, previo al agotamiento del trámite de
consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento (Combuscol S.A); f) Modificar y revocar la
autorización y/o solicitar la supresión: cuando en el tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la
autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este
Derecho.
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 9 de 14
Página 9
PARÁGRAFO PRIMERO: Los derechos anteriormente mencionados, solamente se reconocen y
garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren
almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para
ejercer estos derechos el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y,
de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO TERCERO: los derechos
de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para
representarlos.
9. DEBERES DE COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A es consciente que los datos personales son de propiedad de las
personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo,
Combuscol S.A ® hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que
se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley en
cumplimiento de sus funciones regladas, en todo momento respeta la normatividad vigente sobre
Protección de Datos Personales.
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A como Responsable o Encargada del tratamiento de datos
personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012,
y normas que la reglamenten o modifiquen. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes
obligaciones:
9.1. DEBERES GENERALES: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento; c) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente política y en la ley; d) Combuscol S.A, adopta este manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la
atención de consultas y reclamos; e) Informar a la autoridad de protección de datos (SIC)
cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares; f) Cumplir las instrucciones y requerimientos
que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio; g) Informar a solicitud del titular
sobre el uso dado a sus datos; h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas
que pueden tener acceso a ella.
9.2. DEBERES CUANDO COMBUSCOL S.A ACTÚA COMO RESPONSABLE: se deberán cumplir los
siguientes deberes, sin perjuicio de las mencionadas en el punto anterior: a) Solicitar y
conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización
otorgada por el titular; b) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; c) Actualizar y/o rectificar la
información cuando sea necesario.
9.3. DEBERES CUANDO COMBUSCOL S.A REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN
ENCARGADO: a) Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; b) Rectificar la información
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 10 de 14
Página
10
cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado; c) Suministrar al Encargado,
según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la ley, la política y el titular; d) Exigir al Encargado en todo
momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
e) Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte
del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo.
9.4. DEBERES CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: si
COMBUSCOL S.A llegase a realizar el tratamiento de datos en nombre de otra entidad
(Responsable del tratamiento) deberá cumplir los deberes generales y los siguientes: a)
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; b) Solicitar al
responsable del tratamiento la autorización para suministrar los datos personales que tratará
como encargado; c) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; d) Registrar en la base de
datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política;
e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado
por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del
dato personal; f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, COMBUSTIBLES DE
COLOMBIA S.A solicitará al titular de los datos personales su autorización para efectuar su recolección
y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos
medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización
y/o de la conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que otorgo la autorización.
11. DATOS SENSIBLES Y DE MENORES
Combustibles de Colombia S.A solo tratará datos personales sensibles para lo estrictamente
necesario; en el evento que se recolecten datos personales sensibles tales como origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; Combuscol S.A
debe informar la finalidad y el titular podrá negarse a autorizar su recolección y tratamiento.
Combustibles de Colombia S.A solo tratará datos personales de menores de edad cuando estos sean
de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al
momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios. Lo anterior, de conformidad con lo
establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes
parámetros y requisitos: a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 11 de 14
Página
11
adolescentes; b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; c) Combuscol S.A,
implementará las medidas adecuadas para garantizar una protección reforzada de dicha información.
12. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES
El oficial de protección de datos personales de COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A, es el Señor
Alejandro Rozo Leal. Quien velará por el debido cumplimiento del presente Manual y de las demás
normas que regulen el buen uso de los datos personales.
Las áreas responsables de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en
ejercicio de los derechos contemplados en la presente política son:
BASE DE DATOS
ÁREA
RESPONSABLE
CANALES DE COMUNICACIÓN
Base de datos
EQUIPO + FULL®
Área Operativa
Correo
electrónico
servicioalcliente@combuscol.com
protecciondedatos@combuscol.com
Teléfono
018000120941
Sitio web
www.combuscol.com
Puntos de
atención personal
Red de Estaciones de Servicio
disponible en el sitio web
Base de datos de
empleados
Área de Gestión
Humana
Correo
electrónico
protecciondedatos@combuscol.com
Sitio web
www.combuscol.com
Puntos de
atención personal
Centro de operaciones donde el
empleado se encuentre laborando
Base de datos de
contratistas y
proveedores
Área de Compras y
Operativa
Correo
electrónico
protecciondedatos@combuscol.com
Sitio web
www.combuscol.com
Puntos de
atención personal
Red de Estaciones de Servicio
disponible en el sitio web
Base de datos de
clientes
Área comercial y
Operativa
Correo
electrónico
servicioalcliente@combuscol.com
protecciondedatos@combuscol.com
Sitio web
www.combuscol.com
Puntos de
atención personal
Red de Estaciones de Servicio
disponible en el sitio web
Base de datos
biométricos
Área administrativa
y operativa
Correo
electrónico
protecciondedatos@combuscol.com
Base de datos
videograbaciones
Área administrativa
y operativa
Puntos de
atención personal
Red de Estaciones de Servicio
disponible en el sitio web
Correo
electrónico
protecciondedatos@combuscol.com
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 12 de 14
Página
12
Base de datos
junta directiva
Área administrativa
Correo
electrónico
protecciondedatos@combuscol.com
servicioalcliente@combuscol.com
Base de datos
Goodyear Drive
Área operativa
Correo
Electrónico
protecciondedatos@combuscol.com
Teléfono
018000120941
Sitio web
www.combuscol.com
La consulta se formulará por el medio habilitado por COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A y será
atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
misma. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro del término anterior, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta,
la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, los documentos que se quieran hacer valer y la dirección de la Estación de
Servicio o el centro de operaciones correspondiente. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el
reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo
completo se procederá a realizar la investigación y la solución, la cual se deberá atenderse en un
término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido.
Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de
datos personales son personalizados y podrán ser ejercidos únicamente por el titular en la Estación
de Servicio o el centro de operaciones correspondiente. No obstante, el titular podrá actuar a través
de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría
de edad, hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario
que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, Combustibles de Colombia S.A pone a
disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
13. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
Combustibles de Colombia S.A, en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013,
publicó en diario la Republica el 18 agosto del mismo año un aviso de solicitud de autorización para
continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas con Combustibles de
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 13 de 14
Página
13
Colombia S.A y que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la
vigencia de la Ley 1581 de 2012.
14. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
La transmisión de datos personales que se efectúe entre Combuscol S.A (responsable) y un
contratista y/o proveedor (encargado) para permitir que el encargado realice los servicios
encomendados por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su
consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, COMBUSTIBLES DE
COLOMBIA S.A adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutara los
procedimientos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
16. VIGENCIA
El presente manual de políticas y procedimientos rige a partir del 01 de julio del 2016, reemplazando
en su totalidad las políticas expedidas anterior a esta fecha.
Combustibles de Colombia S.A podrá modificar los términos y condiciones de la presente política
como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de
2012, el decreto 1377 del 2013, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen,
modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones
o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en la página web
www.combuscol.com.
Atentamente,
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA S.A
Carrera 11 # 71 -73 Oficina 903
MANUAL DE POLÍTICAS/
PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE POLITICAS WEB
CÓDIGO: 16-AI-07-01
VERSIÓN No.: 5
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
Página 14 de 14
Página
14
17. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
Justificación de la versión
1
06/04/2016
Actualización del documento
2
08/08/2016
Ajuste en las bases de datos, finalidades, tratamiento, áreas
responsables del tratamiento, lista de contactos por base de datos,
datos sensibles y de menores.
3
23/11/2016
Anexo de: 1. Correo protecciondedatos@combuscol.com; 2. Bases de
datos biométricos, junta directiva y videograbaciones; 3. Datos de
navegación y cookies o web bugs; 4. Ajuste datos sensibles y de
menores; 5. Transmisión de datos personales; 6. Cuadro control de
cambios.
4
30/01/2017
Ajuste de las observaciones de la firma de Revisoría Fiscal en cuanto: 1.
Normativa legal; 2. Base de datos empleados literal o; 3. Derechos de
los titulares, literal e; 4. Datos sensibles y de menores, literal c.
5
02/05/2017
Anexo de la base de datos clientes Goodyear Drive